メルマガ管理が限界に

Mogicでは年賀のご挨拶や自社サービスのお知らせなど、メルマガを定期的に配信しています。
ですが年を追うごとに送信先の数が増え、さらにメルマガ配信で利用する外部サービスが複数存在していたこともあり、管理が煩雑になっていました。

今後はサービスの利用状況に合わせて柔軟にメルマガを配信していきたいというビジネスチームの要望もあり、
「それならばメルマガ管理を社内ツール化しよう！」と去年の秋になり、約3ヶ月後の年賀メルマガからツールを稼働させています。

ツール化するにあたって、以下の点を満たすように設計しています。
・送信事故を防ぐ仕組みがある
・宛先リストの管理が楽になる
・統計情報（到達率、開封率、クリック率）が見れてメルマガを改善できる

送信事故を防ぐ

メール配信系のシステムで一番避けなければいけないことは送信事故でしょう。
ツールでは宛先リストを自動で抽出し、ダブルチェックを強制的に行う仕組みを導入しています。

・宛先リストはフィルタ機能を用いて自動抽出（フィルタ機能は次で紹介します）
・本送信の前にテスト配信を必ず行う必要がある
・メルマガ文言を登録する人と、送信予約をセットする人は別である必要がある

宛先リストを手動で作成するとどうしても漏れやミスが生じやすくなります。ツールではリスト抽出をシステムが行いミスを防ぎます。さらにテスト配信とダブルチェックを必須化することで複数人の目が必ず入るようにし、ミスをチームの力で防ぐようにしています。

宛先リストの管理を楽に

手動で宛先データを追加、削除し、メルマガを配信するタイミングで宛先リストを都度作成すると手間がかかる上にミスが生じやすいです。ツールでは問い合わせや契約データと連動して大元のデータベースが更新され、宛先リストの抽出も「フィルタ機能」と呼ばれる機能で楽に行えるようにしています。

こういう条件の人に配信するという抽出条件（= フィルタ）を作成して保存する機能がついており、初回に条件を登録しておけば、2回目以降は同じ条件に該当する最新の宛先リストに対してメルマガを配信することができるので運用が楽です。（フィルタで抽出できない特殊な条件の場合は、CSVで個別に指定することも可能です）

具体的な条件は伏せますが、今後送るメルマガの種類に応じてフィルタも強化されていく予定です。

また、メルマガ配信には配信停止機能もついており、メルマガを希望しない方はリストから除外する仕組みや、送信時に存在しないメールアドレスと判定された場合には自動的にリストから削除するような仕組みも組み込まれています。

統計をチェック

メルマガは送ることが目的ではなく、どれだけ送り先の相手に届き反応があったかを測定して、内容を改善していかなければならないので、統計データも大切です。

ツール上からメルマガの到達率、開封率、クリック率、オプトアウト率を確認することができ、そのメルマガがどれだけ興味関心がある（あるいは面白くない）内容だったかということをチェックすることができます。メルマガチームがそこからフィードバックを得て、メルマガのアイデアを練っています。

また中には送信に失敗するメールアドレスも存在します。理由はBlock、Invalid、Bounceなど様々ですが、送信失敗したメールアドレスはエラー内容とともに社内に通知されるようになっています。 受信側の設定が影響することも多いので、そういう場合は個別に対応を行います。先に述べましたが、存在しないメールアドレスや不正なメールアドレスと判定された場合は、宛先リストから除かれ次回から送信されなくなります。

（余談）その他の話題

昨今では詐欺メール対策のためのセキュリティが強化されています。SPF、DKIM、DMARCという用語を見かけたことがある方も多いのではないでしょうか。そのあたりの要素も今回のツールではカバーしているので念の為に。

また社内ツール化したことで外部委託する個人情報データが減り、PマークやISMSという個人情報保護の観点からもメリットがあります。今回は特に触れていないですが、既に運用していた宛先リストを外部サービスからインポートしてマージするのは地味に大変でした......。

最後に、今マイクロテックチームでは生成AI周りの研究にも取り組んでおり、メルマガデータを用いて学習したモデルを用いてメルマガ作成サポートAIも今後つけられたらなと企んでいますので、またアップデートがあればブログでお伝えできればと思います！